החדשנות של אנשי המערות | על הקשר בין ניהול ידע לחדשנות

מזה יותר מעשור החלו ארגונים רבים בארץ ובעולם לזהות את היתרונות העסקיים והתחרותיים הקיימים בניהול וניצול נכון של משאבי הידע בארגון. כך הפך המושג של ניהול ידע Knowledge Management - להיות נושא עיקרי במחקרים מתחום הניהול לגבי ארגונים המתמודדים עם תחרות מתמדת.

ניתן להגדיר ניהול ידע ארגוני כתפיסה ניהולית המאגדת תהליכים עסקיים בליבת הארגון עם תשתיות תומכות לצורך מיצוי אפקטיבי של הידע הקיים בארגון, הן לצורך שיפור מתמיד והן לצורך יצירת ידע חדש במטרה לממש את האסטרטגיה והיעדים העסקיים של הארגון. כן ניתן לראות ניהול ידע כמושג כולל להיבטים שונים הקשורים לידע בארגון כגון יצירת ידע, איסוף ומיפוי ידע, אחסון ושימור של ידע, שיתוף והפצה של ידע ועוד.

למעשה, שימור והפצת ידע בכדי להשיג מטרות קריטיות הינו עתיק יומין והולך אחורה אפילו לימי האדם הקדמון: אחת התיאוריות של פליאונטולוגים שחקרו את ציורי המערות במערב אירופה טוענת כי הסיבה העיקרית לרישום הייתה תיעוד מראה בעלי החיים שנצפו באזור, וזאת כדרך לתקשורת והעברת מידע.

מערכת קדמונית לניהול ידע? ציור קיר במערת לאסקו בצרפת

בעולם הארגוני, אחת מהנחות היסוד האמפיריות הנגזרות מניהול וניצול נכון של הידע הארגוני הינה שהוא משפר את היעילות האופרטיבית והופך את הארגון לאפקטיבי יותר בהתמודדות עם תחרות. בארגונים גלובליים לדוגמא, הידע נוצר בחטיבות, במחלקות ובמיקומים שונים בארגון ובעולם וצריך להיות זמין לכל היחידות הרלוונטיות בכל מקום בעולם ובכל רגע נתון. לפיכך, לארגון המסוגל להעביר ידע בין היחידות השונות בו המפוזרות ברחבי העולם, לחלוק בו ולהשתמש בו באופן יעיל ואפקטיבי - יש יתרון תחרותי על פני ארגונים גלובליים אחרים הפועלים בתחומו.

יחד עם זאת, גם עם יעילות אופרטיבית גבוהה - ארגונים רבים מכירים כיום בעובדה שחדשנות ארגונית והיכולת לפתח מוצרים חדשים ותחרותיים היא קריטית להישרדות ותחרותיות ארוכת טווח. כאן נשאלת השאלה: האם ניתן להניח כי ניהול וניצול נכון של הידע הארגוני משפר גם את החדשנות הארגונית והופך את הארגון לאפקטיבי אף יותר בהתמודדות עם תחרות?

מחקרים שונים (ביניהם מחקר מאונ' בר-אילן [1]) שבדקו שאלה זו מצביעי­ם על מתאם ליניארי­ וחיובי בין קיום תשתית ארגונית לניהול הידע לבין מידת החדשנות הארגונית. בכדי לנסות להבין את הסיבות למתאם זה יש להביט על שני היסודות המרכזיים של ניהול הידע הארגוני – מחזור החיים של הידע הארגוני והתשתיות הארגוניות והטכנולוגיות התומכות, ולבחון את המתאם בין רמת האפקטיביות שלהם לרמת האפקטיביות של תהליכי חדשנות ארגונית.

מחזור החיים של משאב הידע בארגון

מקובל לראות את מחזור החיים של הידע הארגוני מתפתח בארבעה שלבים עיקריים:

1. יצירת ידע - Create

2. איסוף ומיפוי ידע - Capture

3. אחסון ושימור של ידע - Organize

4. שיתוף והפצה של ידע – Disseminate

ניהול הידע הינו בעצם הקמת מנגנון ע"י הארגון לניהול מחזור החיים של פריטי הידע בהתאם לשלבים הנ"ל, כאשר באופן טבעי הארגון ירצה שהמנגנון יהיה יעיל ובעל ערך מוסף מובהק מול העלות שלו. בתהליך היצירה שלהם פריטי ידע אינם רק מסמכים ממוחשבים, למעשה הם כל סוג ידע - גלוי (Explicit) כמו מסמכים או סמוי (Tacit) כמו ידע אישי - שיש לו ערך פנימי לארגון.

לדוגמא – נניח כי בארגון טכנולוגי כלשהו פותח אלגוריתם מתוחכם עבור יישום ייעודי במוצר ספציפי וע"י איש פיתוח יחיד (שבינתיים עזב את הארגון) כלומר בבסיסו זהו ידע סמוי. אם לא קיים מנגנון של ניהול ידע ארגוני, הידע - במקרה זה תיעוד ממוחשב של האלגוריתם - לא בהכרח יהפוך גלוי, וגם אם יתועד בצורה כזו או אחרת קיימת סבירות כי לאחר פיתוח הקוד והשקת המוצר וככל שיחלוף הזמן יהפוך הידע לפחות ופחות נגיש לשימוש עתידי.

כלומר – במקרה הטוב רק שלב מס' 1 (יצירת ידע) בוצע, ללא המשכיות. הסיכון לארגון לפיכך הוא גם אופרטיבי (אובדן הידע) אבל גם עסקי: יתכן למשל שהאלגוריתם הנ"ל יתאים ליישום במוצר עתידי וחדשני כך שאם יהיה ידוע ונגיש לגורם המפתח יוכל להביא ערך אמיתי ואף יתרון תחרותי, ואם לא – עלול הפיתוח העתידי לעלות במשאבים נוספים במקרה הטוב או באי פיתוח במקרה הרע.

לעומת זאת, תחת מנגנון של ניהול משאבי הידע בארגון - פריט הידע הנ"ל יועבר למשל לגורם מרכזי אשר ימפה אותו במדויק, יאחסן אותו בצורה נגישה ובמידת הצורך יפיץ אותו לגורמים הרלוונטיים, וכך הסבירות לשימוש עתידי רלוונטי עולה. כלומר - תהליך של שימור והנגשת ידע אכן תומך (גם אם לא בהכרח מהווה טריגר) בחדשנות, כאשר עם זאת ברור כי ליתרון שנוצר לארגון ישנו מחיר בתשתיות ארגוניות וטכנולוגיות.

תשתיות ארגוניות וטכנולוגיות

העברת ידע בין יחידות שונות בארגון משמעה פיתוח של ידע במקום אחד בארגון ושימוש ויישום שלו במקום אחר, לכן על הארגון לבסס את מנגנון העברת הידע על מבנים ורשתות ביניהם יש תיאום ושליטה על זרימת הידע. בהתאם לכך, תשתית ארגונית מקובלת כיום בארגונים מבוזרים הינה מרכזי מצוינות Centers of Excellence או COE’s שהם למעשה מבנים וירטואליים ומבוזרים הכוללים בתוכם פעילות של צוותים שונים באזורים שונים ובעלי התמחויות שונות – עבור תחום ספציפי מתוך הפורטפוליו העסקי. בראייה "חברתית" של ניהול ידע - מרכזי המצוינות הינם למעשה סוג של רשתות חברתיות פנים ארגוניות המאפשרות זרימת ידע (בתחום העסקי הספציפי) ברחבי הארגון [2]. עקב ריכוז ונגישות הידע - מרכזי מצוינות מהווים לא פעם מקור להנבטת רעיונות חדשניים, כלומר תומכים בקורלציה בין ניהול והנגשת ידע לבין חדשנות ארגונית.

מבנה של COE: ניהול הידע הוא אחת הפונקציות

תשתית ארגונית נוספת הינה התאמת הסביבה החברתית כגורם המשפיע על תהליכי העברת ידע בארגונים. ההון החברתי משמש כמנגנון לא פורמלי המאפשר תיאום והעברת ידע בפעילויות חוצות ארגון והחיבור בין ההון החברתי לבין תהליכי ניהול הידע בו יכול לאפשר לארגון יתרון תחרותי.

למשל, מושג חדש יחסית בעולם הפיתוח הארגוני הוא חוויית העובד Employee Experience. לפי מחקרים - חוויית העובד מושפעת מאוד הן מהסביבה הפיזית והן מהסביבה הדיגיטלית בה נמצא העובד ומשפיעה הן על המוטיבציה והן על הפרודוקטיביות. סביבת העבודה הדיגיטלית - כתשתית טכנולוגית - צריכה לתמוך בעבודה משותפת (Collaboration) יצירה משותפת (Co-Creation) וכן בחדשנות.

במהלך השנים התפתחו גישות שונות ובהתאם לכך פלטפורמות של טכנולוגיות מידע שונות ל- Collaboration אשר הפכו גם לפלטפורמות לניהול ידע, ולא בהכרח אפקטיביות ומעודדות חדשנות. הדוגמא המוכרת ביותר היא SharePoint של מיקרוסופט שהחלה ב-2001 כמערכת לשיתוף מסמכים והתפתחה למערכת לניהול ידע ארגוני מבוסס מסמכים. המערכת ידועה במורכבות היישום שלה בארגון ובממשק לא ידידותי במיוחד למשתמש וכן מוגבלת מאוד באופי פרטי המידע שניתן לנהל בה – בעיקר קבצים של מיקרוסופט.

עם הגידול העצום בכמות המידע הזמין (Big Data) והפיכת המידע למורכב יותר ופחות מובנה השתבש שוק ניהול הידע ומערכות כמו SharePoint ודומותיה הפכו ליותר מסורבלות ופחות אפקטיביות. במקביל התפתחה והשתרשה גישה הגורסת כי זרימה אפקטיבית של ידע ארגוני מתאפשרת למעשה דרך אינטגרציה של פלטפורמות טכנולוגיות מידע שונות, למשל:

1. פלטפורמה לניהול פריטי ידע ארגוני – מערכות גמישות ומתקדמות יותר מ SharePoint

2. פלטפורמה לתקשורת חברתית פנים ארגונית (למשל COE) - שיתוף ידע ארגוני באופן פורמלי וא-פורמלי

3. פלטפורמה לניהול מידע עסקי - הזרמת ידע חיצוני/תחרותי לארגון פנימה

תוצאות המחקרים השונים מצביעות על התרומה הייחודית של אותן טכנולוגיות מידע אשר בבסיס התשתית הארגונית לניהול הידע - לקידום החדשנות הארגונית. מסתבר גם כי מעבר לטכנולוגיות המידע עצמן - גם­ תהליכים­ תומכי­ ניהול ידע תורמים לחדשנות הארגונית. למשל, איסוף ידע חיצוני לארגון כחלק מתהליך ניהול הידע מהווה באופן מובהק טריגר לרעיונות חדשניים עקב עצם החשיפה לידע חדש.

לסיכום, תהליכי ניהול ידע אפקטיביים הינם חיוניים להתמודדות ארגונים הפועלים בסביבה גלובלית עתירת ידע עם אתגרים עסקיים. ברור כי קיים מחיר ארגוני לבנייה והטמעה של תהליכים כאלה והאתגר הגדול הינו לבנות - כחלק מאסטרטגיה דיגיטלית כוללת - תשתיות ארגוניות וטכנולוגיות שיהפכו את התהליכים לפשוטים ו"טבעיים" למימוש. כך יוכל הארגון ליהנות מהערך המוסף שמביא איתו ניהול הידע הארגוני – קידום החדשנות הארגונית.